L'embauche d'un Chief of Staff (COS) est de plus en plus fréquente dans les organisations de toutes tailles. Qu'il s'agisse de startups en phase de démarrage ou d'entreprises bien établies, de nombreux fondateurs, CEOs et chefs d'entreprise envisagent ce poste comme leur prochain recrutement clé.
Une recherche rapide en ligne révèle d'innombrables ressources sur les avantages et le moment idéal pour recruter un(e) COS. On accorde moins d'attention aux pièges et fausses idées qui entourent la décision d'en intégrer un(e) à vos équipes.
Examinons les raisons courantes, mais malavisées, qui poussent à recruter un COS, et découvrez comment ces erreurs peuvent aboutir à un investissement inefficace.
1. Recruter pour soulager votre burn out
Une erreur fréquente consiste à engager un(e) Chief of Staff parce qu'on est épuisé et que l'on a besoin d'être soulagé. Bien qu'un COS puisse vous aider à gérer les activités opérationnelles ou encore à rationaliser votre communication interne, il ne s'agit pas d'une solution miracle au burn out. Si vous engagez quelqu'un pour prendre en charge votre charge de travail - au lieu de déléguer les tâches pertinentes - vous faites probablement fausse route.
Avant de décider d'engager un COS, il faut s'attaquer à la cause profonde de votre épuisement professionnel. En ayant les idées plus claires, vous vous assurez de procéder à un recrutement stratégique et non réactionnel.
2. Le/la CoS comme solution permanente à un déficit de leadership
Bien qu'un(e) CoS puisse intervenir temporairement afin d'apporter un soutien lors des transitions managériales ou pour répondre à des problématiques business émergentes, il/elle ne doit pas être utilisé(e) comme une solution permanente permettant d'assurer des fonctions exécutives clés telles que celles de CFO, COO ou Directeur/rice commercial(e). Un Chief of Staff peut certes être en charge du lancement de nouvelles initiatives ou fonctions, mais il/elle doit pourvoir ensuite transférer ces responsabilités spécialisées à un expert fonctionnel qui prendra entièrement en charge le développement du département concerné.
Le fait de s'appuyer sur un CoS comme solution permanente afin de combler d'éventuelles lacunes en matière de leadership dilue l'attention stratégique portée aux opérations internes, aux initiatives à long terme et à l'alignement des parties prenantes. Cette dispersion risque également, à terme, d'entraîner des inefficacités dans des domaines qui requièrent pourtant une expertise spécialisée.
Il est important de combler les postes de direction vacants en recrutant des professionnels qualifiés, tout en permettant au/à la COS de jouer pleinement son rôle.
3. Masquer les défaillances managériales
Un autre signal d'alarme est le recrutement d'un(e) Chief of Staff dans l'espoir qu'il/elle résoudra les problèmes sous-jacents de votre équipe de direction ou de votre culture d'entreprise. Bien qu'un(e) COS puisse impulser ou soutenir vos efforts d'amélioration sur ces sujets, son rôle premier n'est pas de servir de médiateur dans les conflits internes ou de solution miracle à une culture de travail problématique.
L'instauration d'une culture d'entreprise saine est un chantier majeur qui nécessite une attention particulière. Par exemple, si votre équipe dirigeante est confrontée à des conflits internes, il convient de s'y attaquer directement au moyen de stratégies claires et intentionnelles. Un CoS pourra certes contribuer à ces efforts dans le cadre d'une initiative stratégique plus large, mais il/ellle ne devrait pas avoir à gérer des problèmes organisationnels profondément enracinés en plus de ses responsabilités principales.
4. Recruter sans avoir franchi des étapes clés
Si votre entreprise n'a pas encore atteint son "product-market fit", il est peut-être trop tôt pour faire appel à un COS. La véritable valeur ajoutée d'un(e) Chief of Staff se concrétise lorsque vos opérations internes deviennent suffisamment complexes pour nécessiter une supervision et une coordination stratégique dédiées.
Avant de recruter un(e) CoS, évaluez si votre entreprise a atteint le niveau où ce poste apportera une valeur ajoutée significative. Si votre startup essaie encore de trouver ses marques, il peut être judicieux d'attendre que la complexité de vos opérations justifie le besoin d'un bras droit.
5. Mauvaise définition des responsabilités
Si vous attendez d'un CoS qu'il devienne un "Chief of Stuff", en charge de toutes les tâches qui n'ont pas leur place ailleurs, vous sous-estimez la complexité de son rôle et ne tirez pas parti de ses talents. Cette approche limite à la fois sa capacité à avoir une vision globale et l'impact qu'il/elle peut avoir sur les initiatives stratégiques à long terme.
6. Confondre COS et Executive Assistant
Si vous avez surtout besoin d'une personne qui s'occupe de gérer votre agenda ou de filtrer vos sollicitations, il serait peut être préférable de recruter un(e) Executive Assistant (EA). Le/la COS est en charge de la planification à long terme et du soutien stratégique, alors qu'un(e) EA s'occupe principalement des besoins immédiats. Confondre ces rôles peut conduire à recruter le mauvais profil et à passer à côté des réels avantages des services d'un(e) COS.
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S'adjoindre les services d'un(e) COS peut être un puissant facteur de transformation pour vous et votre entreprise, à condition que cette décision soit motivée par les bonnes raisons. Basez vos choix sur des considérations stratégiques plutôt que sur la tendance du moment.
Prenez le temps d'évaluer si le niveau de maturité et les défis de votre entreprise justifient un tel investissement afin d'éviter toute déconvenue.
